Il Contesto: Alta Specializzazione, Strumenti Frammentati
Uno studio di ingegneria nostro cliente, leader nella progettazione della sicurezza per grandi eventi e luoghi pubblici, affrontava un paradosso. Nonostante l'altissima precisione richiesta dal loro lavoro, i loro strumenti digitali interni erano un mosaico caotico e inefficiente.
Con un team di 25 professionisti tra ingegneri, progettisti e personale sul campo, l'azienda si affidava a un mix di account Google personali, WeTransfer per l'invio di file pesanti e caselle di posta elettronica con spazio limitato. Questa frammentazione non era solo un problema di efficienza, ma un rischio operativo in un settore dove la comunicazione e la gestione dei documenti devono essere impeccabili.
L'Obiettivo: Centralizzare, Professionalizzare, Mettere in Sicurezza
Il cliente aveva bisogno di una soluzione che andasse oltre la semplice gestione delle email. Gli obiettivi strategici erano chiari:
- Eliminare il rischio legato a documenti non sincronizzati e comunicazioni non tracciabili.
- Adottare una piattaforma unica, professionale e sicura per la gestione di email, file e collaborazione.
- Migliorare il coordinamento tra il team in ufficio e il personale operativo sul campo.
- Garantire la continuità operativa durante la transizione.
La Soluzione Strategica: un Ecosistema Integrato con Microsoft 365
Abbiamo proposto una migrazione completa all'ecosistema Microsoft 365, non come un semplice cambio di software, ma come la creazione di un sistema nervoso digitale centralizzato.
Il nostro intervento si è articolato in fasi precise, garantendo zero interruzioni per l'azienda:
Fondamenta Solide con Exchange Online
Abbiamo migrato tutte le caselle di posta su Exchange Online, fornendo a ogni utente 50GB di spazio, archiviazione sicura e funzionalità professionali come i calendari condivisi. Per evitare qualsiasi disservizio, abbiamo completato la sincronizzazione di tutti i messaggi prima di aggiornare i DNS.
Un'Unica Fonte di Verità con SharePoint e OneDrive
Abbiamo eliminato la dipendenza da WeTransfer e dai dischi locali. Tutti i documenti di progetto, i piani di sicurezza e i file tecnici sono stati centralizzati su SharePoint, creando un archivio unico, sicuro, versionato e accessibile da qualsiasi luogo.
Collaborazione in Tempo Reale con Teams
Abbiamo introdotto Microsoft Teams come hub centrale per la comunicazione. Questo ha permesso di creare canali dedicati per ogni progetto, facilitando la collaborazione istantanea tra gli ingegneri in ufficio e quelli sul campo, che ora possono condividere file e informazioni in modo sicuro e immediato.
Onboarding e Supporto
Abbiamo guidato l'intero team nella transizione con una breve sessione di formazione e configurato i dispositivi per garantire un'adozione rapida e senza intoppi.
I Risultati: Controllo, Efficienza e Sicurezza
Il passaggio a Microsoft 365 ha prodotto benefici tangibili che vanno ben oltre la risoluzione dei problemi iniziali:
- Comunicazioni Tracciabili e Professionali: Le caselle di posta condivise e un archivio centralizzato hanno eliminato il caos, garantendo che nessuna informazione critica vada persa.
- Coordinamento Perfetto tra Ufficio e Cantiere: La sincronizzazione dei calendari e la chat di Teams hanno rivoluzionato la pianificazione e la gestione delle emergenze.
- Sicurezza e Controllo dei Dati: L'azienda ha ora il pieno controllo sui propri dati, con policy di sicurezza centralizzate e una gestione degli accessi professionale.
- Immagine Aziendale Rafforzata: L'uso di una piattaforma unificata e professionale ha migliorato l'efficienza e la percezione di affidabilità nei rapporti con clienti e partner istituzionali.
“La possibilità di vedere la disponibilità dei colleghi e creare meeting in un clic ha cambiato il nostro modo di lavorare, rendendo tutto più fluido e organizzato.”
Grazie a questo intervento, lo studio non ha solo risolto i suoi problemi operativi, ma ha adottato una piattaforma che può supportarne la crescita e l'evoluzione futura, con la sicurezza e la professionalità che il loro settore richiede.
La frammentazione degli strumenti digitali sta creando un rischio per la tua azienda? Possiamo accompagnarti in ogni fase della transizione al cloud, con un approccio chiaro, supporto completo e strumenti che semplificano davvero il tuo lavoro.
