Il costo nascosto del lavoro più noioso della tua azienda
In ogni azienda, c'è "quel" compito. Quel lavoro manuale, noioso e ripetitivo che nessuno vuole fare, ma che qualcuno deve pur fare.
Spesso si tratta di spostare dati: esportare un file CSV da un software, ripulirlo su Excel e importarlo in un altro.
Sembra un'operazione da pochi minuti.
Ma quando la fai ogni giorno, quei minuti diventano ore.
E quelle ore, alla fine del mese, diventano giorni di lavoro che stai pagando per un'attività a zero valore aggiunto.
Recentemente, un nostro cliente ci ha presentato esattamente questo scenario.
Non ci ha chiesto "un'automazione".
Ci ha detto: "Il mio team commerciale perde troppo tempo a sincronizzare i contatti tra il CRM e il nostro software di email marketing".
La situazione di partenza: un'ora al giorno persa
Il flusso di lavoro del cliente era questo:
- Ogni giorno, un membro del team commerciale doveva esportare la lista dei nuovi contatti acquisiti dal loro CRM.
- Apriva il file con Excel per formattare le colonne e rimuovere i duplicati.
- Accedeva alla piattaforma di email marketing.
- Importava manualmente la lista pulita, sperando che tutti i campi fossero mappati correttamente.
Questo processo, che richiedeva circa un'ora al giorno, era non solo una perdita di tempo, ma anche una fonte costante di errori.
Un contatto importato male, un'iscrizione persa, un cliente che riceveva la comunicazione sbagliata.
Il costo non era solo l'ora di lavoro.
Era la frustrazione del team, il rischio di errori e l'inefficienza di un processo fragile.
La nostra soluzione: un "ponte" digitale tra i due sistemi
Non abbiamo proposto di cambiare il CRM o il software di marketing.
Quegli strumenti funzionavano bene per loro.
Il problema era la mancanza di comunicazione tra i due.
La nostra soluzione è stata costruire un "ponte" invisibile tra i due sistemi tramite le loro API (le interfacce di programmazione che permettono ai software di parlarsi).
Abbiamo sviluppato un piccolo script automatizzato che, ogni notte, in totale autonomia:
- Si collega in modo sicuro al CRM.
- Identifica solo i nuovi contatti o quelli modificati dall'ultima esecuzione.
- Li trasferisce immediatamente alla piattaforma di email marketing, mappando correttamente tutti i dati.
- Invia una breve notifica al responsabile del team con il riepilogo dell'operazione.
L'intero processo ora avviene in pochi secondi, senza alcun intervento umano.
Il risultato: più di 10 ore risparmiate al mese e zero errori
L'impatto di questo piccolo intervento è stato enorme e immediato:
- Risparmio di tempo: circa 20 ore di lavoro al mese recuperate, ora dedicate ad attività a più alto valore.
- Eliminazione degli errori: sincronizzazione perfetta e dati puliti.
- Dati sempre aggiornati: liste marketing allineate in tempo reale.
- Aumento del morale: eliminato uno dei compiti più frustranti per il team.
La lezione: l'automazione non deve essere un progetto colossale
Spesso, quando si pensa all'automazione, si immaginano progetti enormi e costosi.
Ma il più grande ritorno sull'investimento si ottiene risolvendo questi piccoli, ma costanti, colli di bottiglia operativi.
Qual è quel compito manuale e ripetitivo che sta frenando il tuo team?
Probabilmente, con un piccolo intervento mirato, potremmo eliminarlo per sempre.
Domande frequenti sull'automazione dei processi aziendali
Dipende dal contesto, ma nella maggior parte dei casi non servono progetti lunghi o costosi. Se i software che usi offrono API (come CRM, gestionali o strumenti di marketing), possiamo costruire automazioni leggere e mirate in tempi rapidi.
No. L’obiettivo dell’automazione non è sostituire ciò che già funziona, ma mettere in comunicazione gli strumenti esistenti. In questo caso, abbiamo integrato CRM e piattaforma email esistenti, senza cambiarli.
Sì, se il sistema è progettato con attenzione. Utilizziamo connessioni sicure (HTTPS, token di accesso, log di controllo) e adottiamo buone pratiche di gestione dei dati per garantire privacy e integrità.
Anche una singola automazione può liberare ore ogni settimana, ridurre drasticamente gli errori e migliorare la qualità del lavoro del team. Nel caso presentato, il risparmio è stato di oltre 10 ore al mese, su un singolo flusso.
Costruiamo automazioni modulari e documentate, per facilitare aggiornamenti o migrazioni. In caso di cambiamento, possiamo adattare lo script esistente al nuovo sistema, evitando di ricominciare da zero.
Stai ancora pagando per ore di copia-incolla?
Parliamone. Possiamo aiutarti a identificare i processi a basso valore e ad alto impatto che possono essere automatizzati, liberando le tue persone per far crescere davvero il business.
